lu.se

Fysiska institutionen

Lunds Universitet

Denna sida på svenska This page in English

Information om covid-19

vid fysiska institutionen

Beslut mot bakgrund av den pågående Covid-19-pandemin den 23 december 2020

(For English, please see below)

Mot bakgrund av regeringens besked från fredag den 18 december 2020, att all icke nödvändig verksamhet på statlig nivå ej ska förekomma på arbetsplatsen fram till den 24 januari 2021, samt rektors-och dekanbesluten från den 21 och 22 december 2020, beslutas följande för fysiska institutionens verksamhet under tidsperioden från och med den 24 december 2020 och till och med den 31 januari 2021, om inget annat meddelas tidigare:

• Alla anställda ska jobba hemifrån, om det inte finns tvingande skäl att arbetet behöver ske på arbetsplatsen. Varje sådant undantag ska motiveras skriftligen och godkännas skriftligen av närmaste chef (dvs för de flesta anställda avdelningsföreståndaren -ej handledaren). E-post räcker.

• Anställda får komma in för att hämta material som behövs i hemarbetet eller som är privat eller för att lämna material som behövs på arbetsplatsen. För detta behövs det inte något skriftligt godkännande, men varje sådant besök ska hållas kort.

• All experimentell verksamhet som kan skjutas på till efter den 31 januari ska skjutas på. Detta gäller även om fördröjningen leder till en förlängning av en doktorandtjänst. Sådana förlängningar prövas individuellt, men ska bedömas generöst. Endast försök vars uppskjutande ställer till stor skada för verksamheten kan beviljas undantag enligt ovan, dvs efter skriftlig motivering och skriftligt beslut av närmaste chef.

• Fördröjningar av examensarbeten diskuteras mellan exjobbare och handledare. Vid tvingande behov av att genomföra verksamhet på arbetsplatsen ska det även här finnas en skriftlig motivering och ett
skriftligt godkännande från handledarens närmaste chef.

• Samtliga mötesrum, fikarum och liknande utrymmen är stängda. Det är tillåtet att hämta kaffe, te och vatten och att använda kyl/frys/mikrovågsugnar. Förtäring ska ske på kontoret.

• Det får bara finnas en person i varje kontor vid varje tidpunkt. Vid behov ska schema läggas för bruk av kontor. Detta görs av de anställda själva.

Tidigare givna besked gäller, med tillägget att utbildningsverksamhet som planeras att fysiskt genomföras på institutionen ska godkännas av dekan. Instruktioner av hur detta görs kommer i början på januari. Det finns risk för att ovanstående behöver förlängas även efter den 3 I januari.

Jag vill uppmana er alla att bidra till att minska smittspridningen. Däri ingår också att noggrant överväga vad som verkligen är nödvändigt och vad som inte är det. Var uppmärksam på hur dina kollegor mår och se till att träffa dem digitalt!
Tveka inte att prata med din närmaste chef om du har frågor eller om du behöver diskutera din situation!

Joachim Schnadt, Prefekt vid fysiska institutionen.

----------------------------------

Decision in the light of the ongoing Covid-19 pandemy

Based on the Swedish government's decision on the 18 December 2020, that all on-premise activities by state authorities (such as Lund University) that are not strictly necessary shall be on hold until 24 January 2021, the decision by the Vice Chancellor of Lund University from 21 December and the decisions by the Deans of the Faculties of Engineering and Science from 22 December, I decide the following for the activities at the Department of Physics in the time period between 24 December 2020 and 31 January 2021 unless otherwise announced earlier:

• All employees must work from home, unless there are imperative reasons for the work to be conducted on premise. Any such exemption shall be motivated in writing to the employee's closest line manager (most often the Head of Division; the role of a PhD supervisor is not that of a line
manager) and needs to be agreed to in writing by the line manager before the work on premise starts. E-mails are sufficient for this purpose.

• Employees may come to the Department in order to fetch material that they need for their work from home or that is of private nature or in order to leave material needed on premise. No written consensus is needed, but each such visit must be as brief as possible.

• All experimental activities that can be postponed until after 31 January shall be postponed. This is valid even if the postponement implies a prolongation of a PhD student position. Such prolongations are deemed individually, but shall be deemed generously. Only such experiments whose postponement causes great damage to the activity can be granted an exemption according to the above, i.e. after written motivation to the line manager and her/his written agreement.

• The postponement of activities in diploma works shall be discussed by the diploma worker and her/his supervisor. If there is an imperative reason for activities on premise, these activities shall be motivated in writing and agreed upon in writing by the line manager of the supervisor.

• All meeting rooms, coffee rooms and similar premises are closed. It is, however, admissible to fetch water, tea or coffee and to use fridges/freezers/microwave stoves. If you bring food , you are only allowed to eat it at your office.

• There may only be one person in any one office at any time. If necessary, the employees shall agree on a scheme for the use of the office, and this is done by the employees themselves.

Regarding teaching, the following applies between 24 December 2020 and 31 January 2021:

• Earlier announced decisions remain valid, with the addition that all teaching activities planned to be held on premise need to be agreed upon by the Dean. lnstructions of how to do this will be provided in the beginning of January 2021.

Please be aware of that the above rules may need to be prolonged after 31 January.

I would like to urge everybody to contribute to reducing the spreading of Covid-19. As apart of this, please ask yourself thoroughly and honestly which activities are strictly necessary and which are not. Please be attentive to the well-being of your colleagues -in all respects -and make sure to keep on meeting them, digitally!

Do not hesitate to contact your line manager if you have any questions or need to discuss your situation!
Keep safe!

Joachim Schnadt, Head, Department of Physics

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Uppdated information on the handling of the Covid-19 situation / Uppdaterad information om hanteringen av Covid-19-utbrottet (30 november 2020)

(For English, please see below)

Kära kollegor,

LU, LTH och naturvetenskapliga fakulteten har uppdaterad information om hur situationen i samband med Covid-19-utbrottet behandlas på sina hemsidor, se https://www.lu.se/om-universitetet/med-anledning-av-coronavirusetcovid-19, https://lthin.lth.lu.se/stod-i-arbetet/corona-och-lth/ord-fran-rektor.html och https://www.naturvetenskap.lu.se/internt/. Vänligen följ anvisningarna som ges där och håll er uppdaterade.

I synnerhet gäller följande:

  • Medarbetare bör arbeta hemifrån i den utsträckning närmaste chef (oftast avdelningsföreståndaren) bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamhet och arbetsmiljö.
  • Så långt som möjligt ska sammanträden, konferenser eller andra sammankomster genomföras på distans eller med digitala verktyg. I de fall fysiska  sammankomster genomförs, ska Folkhälsomyndighetens föreskrifter och rekommendationer för att minska smittspridning följas. Detta omfattar hela universitetets verksamhet, d v s utbildning, forskning, samverkan och administration.
  • Om du har en infektion av luftvägarna med typiska förkylnings- eller influensasymptom ska du stanna hemma. Undantag kan göras, om sjukvården tydligt har konstaterat att du är frisk och att du kan gå till jobbet (notera är det inte är tillräckligt att du har testats negativt för Covid-19, det krävs att sjukvården har sagt att du är frisk och att du kan gå till jobbet).
  • Vänligen observera god handhygien. Nysa och hosta i armvecket.
  • Du ombeds, även om det inte är obligatoriskt, att lägga in din privata kontaktinformation i https://passport.lu.se/ för att underlätta om LU snabbt vill nå ut till de anställda med information. Dessa kontaktuppgifter lämnas inte ut. Instruktioner: 1. Gå in på portalen https://passport.lu.se, 2. Logga in som “Användare", 3. Välj  "Verifiering av kontaktuppgifter”, 4. Följ instruktionerna.

Naturligtvis följer såväl Lunds universitet, som fakulteterna och institutionen läget kontinuerligt, och ni kommer att få information ifall rekommendationerna förändras.

Med vänlig hälsning

Achim

-----------------------------------------

Dear Colleagues,

With respect to the spreading of the Covid-19 disease and how the situation is handled by Lund University, please refer to https://www.lunduniversity.lu.se/about/the-universitys-handling-of-the-coronavirus. Please also keep yourself informed on what the faculties have said: https://lthin.lth.lu.se/english/professional-support/corona-and-lth/words-from-our-dean.html and https://www.science.lu.se/internal/.

In particular, please observe the following:

  • Employees shall work at home if their line manager (typically the Head of Division) deems that your work tasks and work environment allow you to do so.
  • As far as possible all meetings and conferences shall take place digitally or on the phone. In case you meet physically, you need to follow the rules and recommendation of the Public Health Agency of Sweden in order to minimise the risk for infections. The rules are valid for all our activities, i.e. education, research, collaboration with external partners and administration, and they are valid for meetings with employees, students and guests.
  • In the case you have a respiratory infection with the symptoms of a cold or the flu you should stay at home. Exceptions can be made if health care has stated clearly that you are healthy and that you can go to work (please note that it is not sufficient that you have been tested negatively for Covid-19 – the explicit statement that you are healthy and that you can go to work is required).
  • Please observe good hand washing habits  and cough and sneeze into your elbow.
  • You are requested – although it is a decision at your discretion – to put in your private contact information at https://passport.lu.se, which is an electronic system that Lund University can use if there is need of urgent contact with the employee. The information that you put in there will not be made publicly available. Instructions: go to https://passport.lu.se, log in as a user (“I’m a user”), click on “Verified contact information” and follow the instructions.

Of course, the situation is monitored continuously by the University, Faculties and the Department. If the recommendations are changed, you will be informed.

Best wishes,

Achim

Prof. Joachim Schnadt

Head of the Department of Physics